Organizowanie eventów to najciekawsza praca na świecie

Przemysł spotkań prężnie się rozwija w Polsce, ale mam wrażenie, że wciąż jest niedoceniany, a nawet – zaryzykuję stwierdzenie – nie jest szerzej znany opinii publicznej. Tymczasem to całkiem konkretny kawałek naszej gospodarki.

To prawda, jak podaje raport Poland Events Impact w 2019 roku w spotkaniach i wydarzeniach, które trwały średnio dwa dni, wzięło udział 16,3 tysiąca uczestników z kraju i zagranicy.

Wkład w gospodarkę Polski tego segmentu wyniósł 34,6 miliarda złotych, a wartość dodana brutto – 14,3 miliarda złotych. Ostatecznie jego udział w wytworzeniu produktu krajowego brutto (PKB) obliczono na 1,5 procent.

CZYTAJ TEŻ: Zostań organizatorem eventów. Rusza darmowe szkolenie

Warto wiedzieć, że na eventach zarabiają nie tylko ich bezpośredni organizatorzy, ale cały łańcuch podmiotów żyjących z turystyki. Wystarczy wymienić hotele, gastronomię, taksówkarzy, usługi turystyczne, sprzedaż pamiątek i tym podobne. Dlatego szacuje się, że przemysł spotkań zapewnił w 2019 roku 220 tysięcy miejsc pracy.

To imponujące liczby, ale wciąż tylko częściowo oddają znaczenie tego sektora.

Wydarzenia mają też aspekt promocyjny – zwykle uczestnicy spotkań, którzy przyjeżdżają z innych krajów na konferencje, mają okazję zwiedzić dane miejsce. Dzielą się potem swoimi wrażeniami ze znajomymi i bliskimi. Zdarza się, że wracają do tych miejsc z rodzinami jako turyści.

Uczestnicy konferencji to osoby reprezentujące środowiska opiniotwórcze, przedstawiciele elity intelektualnej, naukowej i kulturalnej, mające duży wpływ na kształtowanie się opinii o destynacji.

ZOBACZ TEŻ: Trendy w organizowaniu wydarzeń – dowiedz się, jak to się robi na świecie

Inna wartość, jaka wiąże się z wszelkimi kongresami i konferencjami, to dostęp do wiedzy, do najnowszych badań, wniosków i ustaleń w różnych dziedzinach, czyli wymiar naukowy. Udział w kongresach wybitnych przedstawicieli światowej nauki pozwala na bieżący kontakt z najnowszymi osiągnięciami danej dyscypliny naukowej, stymuluje rozwój innowacyjnej gospodarki, przyciąga międzynarodowych inwestorów i liderów z zagranicy.

Nie bez znaczenia jest również możliwość poznawania ludzi, tworzenia sieci kontaktów i podejmowanie w wyniku spotkań współpracy międzynarodowej. Młodzi polscy naukowcy mogą dzięki bezpośrednim spotkaniom prezentować swoje projekty, przebijać się ze swoimi pomysłami w świecie nauki i biznesu. Na wyjazd za granicę na podobne wydarzenie nie zawsze ich stać, ale kiedy odbywa się ono w Polsce, mogą wziąć w nim udział.

Czym zajmuje się przemysł spotkań? Jakie wydarzenia zaliczają się do tej dziedziny?

Skrót MICE, którym się najchętniej dla wygody posługujemy, oznacza meetings (ang. spotkania), incentives (imprezy motywacyjne), conferences (konferencje) i exhibitions (wystawy, targi). To pokazuje, jak szeroki jest zakres usług tej branży. To będą zarówno imprezy dla firm, które chcą nagrodzić swoich najlepszych partnerów lub pracowników, jak i konferencje dla przedstawicieli jakiejś branży lub środowiska naukowego, a nawet śluby i wesela.

Raz wydarzenie liczy dziesięć, a innym razem tysiąc osób. Raz odbywa się w kraju, innym razem – za granicą i wiąże się z podróżą. Różnorodność jest więc ogromna.

Kto to jest event manager? Czy ten termin ma polski odpowiednik?

Właściwie w polskiej nomenklaturze ten zawód nie ma odpowiednika, przyjęło się więc w branży określenie zaczerpnięte z angielskiego. Polski „organizator wydarzeń” nie jest adekwatny, bo wtedy trzeba by określić, co to jest wydarzenie. Dlatego używamy angielskiego „eventu”, który jest terminem bardzo pojemnym.

WARTO: Komunikacja marketingowa – nowe szkolenie Akademii SKKP

Event menedżerem – choć tak pewnie o sobie nie powie – jest pani na uniwersytecie, która zajmuje się na co dzień czymś innym, ale dwa razy w roku musi zorganizować spotkanie dla naukowców, którzy przyjeżdżają przedyskutować jakiś problem z kolegami z jej uczelni. Event menedżerem będzie też sekretarz generalny stowarzyszenia, który ma za zadanie przygotować kilka razy w roku konferencję dla członków tej organizacji. I są oczywiście zawodowi event menedżerowie, którzy tylko tym się zajmują.

Jakie umiejętności i predyspozycje powinien mieć event menedżer?

Te podstawowe cechy to umiejętność planowania, sumienność, systematyczność w pracy, umiejętność pracy w zespole. Bardzo ważna jest też kreatywność, otwarta głowa, umiejętność wyszukiwania rozwiązań i przewidywania, co się może po drodze wydarzyć.

Praca event menedżera nie polega na wyjazdach i bankietowaniu, jak się niektórym wydaje. To ciężka, stresująca praca, często 24 godziny na dobę, dlatego musi on też umieć pracować pod presją czasu.

Praca event menedżera wymaga, by znał on tendencje, modne nurty i prognozy w organizowaniu wydarzeń. Dzięki temu będzie umiał zaproponować klientowi coś wyjątkowego.

W naszej pracy liczą się też kontakty międzynarodowe. Menedżerowie z różnych krajów wspomagają się, wymieniają doświadczeniami, a nawet know how na zrealizowane projekty, o których wiadomo, że już do nas nie wrócą, bo przeważnie duże międzynarodowe konferencje są organizowane tylko raz na wiele lat w danym miejscu.

Kto trafia do waszego zawodu?

Często są to studenci albo ludzie, którzy pracują w zawodach pokrewnych i już mieli do czynienia z organizowaniem imprez. Ja na przykład zaczynałam pracę jako koordynator do spraw konferencji i bankietów w hotelu.

Liczą się umiejętności i cechy charakteru, o których już wspomniałam. Reszty kandydat nauczy się pod okiem doświadczonych kolegów lub na szkoleniach w firmie eventowej.

Takiemu adeptowi przydadzą się pewnie jednak podstawy. Akademia Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP), którą pani kieruje, organizuje właśnie cykl dziesięciu szkoleń on line, dających pojęcie o pracy event menedżera.

To rodzaj wprowadzenia do zagadnień wiążących się z wykonywaniem tego zawodu – omawiamy pokrótce wszystkie ważne wątki. Na przykład, na czym polega profesjonalne organizowanie wydarzeń w czasach po covidzie, jakie są światowe trendy w organizowaniu wydarzeń, przybliżamy zasady komunikacji marketingowej i wykorzystanie nowych technologii, dzięki którym można prowadzić spotkania w sieci.

Szkolenia są przeznaczone zarówno dla młodych ludzi, studentów, dopiero szukających pierwszej pracy, jak i do pracowników hoteli i biur podróży, którzy wobec kryzysu wywołanego w ich sektorach pandemią chcieliby zmienić zawód lub zyskać dodatkowe umiejętności.

Szkolenia prowadzą eksperci-praktycy, członkowie SKKP. Wśród nich Michał Zalewski, rzecznik ICE Kraków, Anna Jędrocha, prezes Symposium Cracoviense, Anna Nowakowska dyrektor firmy Reit (wynajmowanie namiotów), Krzysztof Paradowski, dyrektor firmy eventowej Concept Music Art, Magdalena Piasecka, prezes Hali Stulecia i ja.

Ponieważ wykłady są dostępne on line, można w każdej chwili do nich sięgnąć i je obejrzeć.

Wystarczy zarejestrować się na platformie edukacyjnej Akademia SKKP www.akademia.skkp.org.pl i po otrzymaniu linku do aktywacji, można brać udział w kursach bezpłatnie w dowolnym momencie przez 6 miesięcy od rejestracji.