Branża spotkań (do)szkolona

Aleksandra Dalecka z kancelarii prawniczej Zdanowicz i Wspólnicy, podczas wykładu na temat ochrony własności intelektualnej przy organizacji wydarzenia, przekonywała, jak ważna jest znajomość podstaw prawnych. Jak wyjaśniała, własność intelektualna to wszystko to, co wytworzy człowiek przy użyciu swojego intelektu, a co zarazem jest nowatorskie, unikatowe, dotychczas niespotykane. Może chodzić o piosenkę, zdjęcia, film czy każdy inny twórczy akt, utrwalony na jakimś nośniku.

– Każdy utwór jest zgodnie z naszymi przepisami chroniony prawem, a więc nie ma potrzeby copywrite’u (wstawiania znaku © przed tytułami – autor) – przypominała prawniczka. Uczulała m.in., by nie używać zdjęć z sieci, jeśli nie ma się zgody na ich przetwarzanie. – Podpisujmy umowy z artystami czy innymi występującymi podczas organizowanych przez nas wydarzeń – apelowała Dalecka. – Polskie sądy traktują uznaniowo umowy ustne. Umowy o przeniesienie praw autorskich czy licencyjne, gdy nie zostały sporządzone na piśmie, są traktowane tak, jakby nie zostały zawarte – uświadamiała. I namawiała do określania w umowie wszystkich pól eksploatacji, czyli sposobów wykorzystania utworu wykonanego podczas wydarzenia. Taki zabieg pomaga, jeśli później chce się umieścić fragment nagrania w mediach społecznościowych czy publicznie odtwarzać.

– Bardzo często w polskich umowach ignorowane jest prawo do wizerunku – mówiła Aleksandra Dolecka. Tymczasem nim artysta u nas wystąpi, musimy wiedzieć, jak będziemy chcieli to później wykorzystać – w formie zdjęć na stronie obiektu, do mediów –  i dokładnie określić to w umowie, aby uniknąć problemów prawnych – tłumaczyła.

Poruszyła też kwestię Organizacji Zbiorowego Zarządzania Prawami Autorskimi. W Polsce jest ich dwanaście i każdy organizator imprezy musi, w zależności od tego jaki ma ona charakter i z czego korzysta (udział gwiazd, wykonywanie utworów muzycznych, cytaty filmowe), podpisać z odpowiednimi z nich odrębne umowy licencyjne i uiścić opłaty.

Sprzedać salę jak samochód

Trener biznesu Michał Paracki pokazał, jak dwie techniki sprzedażowe cross-selling i up-selling można wykorzystać w branży spotkań. Cross-selling (dosłownie sprzedaż krzyżowa) to sprzedaż klientowi produktu lub usługi powiązanej z innym zakupem. Na przykład przy sprzedaży samochodu przekonanie nabywcy do kupienia skórzanych siedzeń, których nie ma w wersji standardowej pojazdu. Jak można tę technikę zastosować w przypadku usług konferencyjnych?

– Wynajmując danej firmie salę na szkolenie, możemy zaproponować dodatkowo catering, projektor, telewizor czy inne, przydatne jej narzędzia lub usługi – wyjaśniał Michał Paracki. – Być może bowiem firma ta nie ma jeszcze doświadczenia lub nie jest zdecydowana co do kształtu imprezy, a wtedy warto ją namówić do zakupu większego pakietu – dodał. Jego zdaniem cała sztuka polega na umiejętnym przekonaniu drugiej strony (ale nie zmanipulowaniu czy urobieniu), że warto zainwestować w szerszy niż wcześniej planowany zakup.

Innym przykładem cross-sellingu w usługach konferencyjnych jest włączenie do oferty wynajmu sal czy noclegów w hotelu  atrakcji właściwych dla ośrodka, chociażby spa, jazdy konnej, imprezy na powietrzu czy wycieczki po okolicy.

Paracki przypomniał również, że metodę cross-sellingu można zastosować nie tylko dla klienta biznesowego, ale i indywidualnego. I tak, gdy firma imprezę rodzinną w hotelu (chrzciny, wesele), jego właściciele mogą też zaoferować klientom zespół muzyczny, sesję zdjęciową czy pamiątkowe gadżety. Naturalnie za dodatkowe pieniądze.

– Skuteczność techniki bazuje na tym, że w momencie, gdy sugerujemy dodatkowe propozycje, klient kupił już usługę główną i ma „otwarty portfel”, a więc jest bardziej skłonny do nabycia jeszcze czegoś – podkreślał Michał Paracki. – W najgorszym scenariuszu, klient poprzestanie tylko na kupieniu głównego produktu – dodaje.

Z kolei up-selling polecany jest w przypadku, gdy sprzedawca orientuje się, że klient może sobie pozwolić droższy produkt lub kosztowniejszą usługę. Może chodzić o wynajem większej niż we wstępnym założeniu klienta sali, z lepszym nagłośnieniem czy oświetleniem, atrakcyjniejszym widokiem, wygodniejszymi fotelami, czy rezerwację pojedynczych zamiast podwójnych pokojów hotelowych.

– Ta technika wiąże się z ryzykiem stracenia klienta, który namawiany na droższy zakup, może z niego zrezygnować całkowicie i zwrócić się do konkurencji – zaznaczał trener. – Dlatego istotna jest analiza potrzeb klienta i taka kontrola nad rozmową, aby na wstępie wyeliminować lub zminimalizować ewentualne obiekcje czy zastrzeżenia, a zarazem sprawić, aby rzeczywiście został przekonany do zakupu – dodał. Przysłowiowym strzałem w stopę jest jednak oferowanie usług, które są wadliwe lub niedostępne.